Asistente Administrativo | Gordon Memorial UMC

Gordon Memorial UMC

Nashville, Tennessee

Resumen del puesto
El Asistente Administrativo es un papel de apoyo en la oficina de la iglesia responsable de la gestión y distribución de información entre el personal y los feligreses. Este papel realiza un alto nivel de tareas de oficina, tales como contestar el teléfono, mantener calendarios, programación, correspondencia y recibir a los invitados.

Responsabilidades

• Atiende las solicitudes y consultas administrativas del párroco principal y del personal del clero.
• Contesta y filtra todas las llamadas entrantes, desviándolas al personal adecuado cuando esté disponible y toma los mensajes cuando sea necesario.
• Organiza, actualiza y programa las citas con el software de administración, teniendo en cuenta todas las fiestas religiosas, el calendario del pastor, las citas con los líderes del ministerio, la información de los nuevos visitantes y los eventos en las instalaciones de la iglesia.
• Mantiene una confidencialidad absoluta.
• Redactar y distribuir mensajes de correo electrónico, memorandos de correspondencia, cartas, faxes y formularios, incluidas las cartas a los feligreses enfermos y a los que han pasado por momentos de duelo o se enfrentan a otros momentos difíciles, la carta a los nuevos miembros/visitantes y los avisos de acontecimientos y fechas importantes.
• Asistir en la preparación de informes periódicos.
• Mantiene y gestiona una oficina ordenada y limpia, un sistema de archivo y hace pedidos de material de oficina.
• Actualizar y mantener los documentos, políticas y procedimientos de la oficina.
• Mantener listas de contactos y archivos del personal de la iglesia con confidencialidad sobre toda la información contenida en ellos.
• Presentar y conciliar los informes de gastos al Comité de Finanzas.
• Enlace y apoyo general a los visitantes, actuar como punto de contacto para los clientes internos y externos.
• Crear/diseñar/publicar el boletín de la iglesia con avisos para aniversarios, bautizos, bodas y otros acontecimientos importantes.
• Enviar los sermones semanales del pastor, boletines y actualizaciones de eventos al desarrollador del sitio web para el sitio web de la iglesia.
• Responsable de mantener registros de las políticas y procedimientos de uso del edificio cuando se reserva espacio para reuniones, bodas, eventos especiales, etc.

Conocimientos, capacidades y aptitudes necesarios

• Debe ser capaz de realizar varias tareas a la vez y priorizarlas para cumplir los plazos semanales.
• Debe ser una persona emprendedora con un enfoque innovador de la administración y un buen ojo para los detalles.
• Debe estar comprometido con la misión y el mensaje de la iglesia.
• Debe ser cortés y tener tacto con los feligreses, especialmente en momentos de dolor y crisis en sus vidas.
• Debe ejercer un juicio excepcional al tratar asuntos delicados y personales.
• Debe ser capaz de llevar una contabilidad ligera.
• Debe ser capaz de priorizar las preocupaciones con una supervisión mínima, y hacer las referencias apropiadas al equipo ministerial, al personal y a los líderes cuando sea necesario.
• Debe sentirse cómodo trabajando con tecnología, ser capaz de mantener el sitio web y realizar tareas generales de procesamiento de datos.
• Debe ser un miembro capaz y dispuesto del equipo de la iglesia.
• Debe poseer buenas habilidades interpersonales, sentirse cómodo interactuando con un grupo diverso de personas.
• Debe ser capaz de comunicarse eficazmente tanto verbalmente como por escrito.

Formación y experiencia

• Se requiere el título de bachillerato o GED equivalente.
• Se recomienda una titulación de grado medio o superior.
• Al menos dos años de experiencia administrativa o de oficina.

Entorno laboral
La mayor parte del tiempo se pasa en la oficina de la iglesia realizando tareas administrativas y atendiendo a las necesidades de la congregación. Ocasionalmente se le pedirá que trabaje los fines de semana o por la noche para servicios o eventos especiales.