Iglesia Metodista Unida de Brentwood
309 Franklin Road, Brentwood, TN 37027, Tennessee
Asistente administrativo del Ministerio Infantil (tiempo parcial, 25 horas semanales)
Envíe su currículum por correo electrónico a hr@bumc.net.
Solicitud en línea en www/bumc.net/employment
Responsabilidades ministeriales:
- Colaborar con el personal del ministerio infantil y los líderes laicos para alcanzar los objetivos del departamento.
- Recopilación de actas de las reuniones del personal dedicado a los niños.
- Ayudar con la logística, el registro y la coordinación de eventos y retiros según lo asignado.
- Coordinar la comunicación con los integrantes del ministerio infantil.
- Enviar correos electrónicos, tarjetas y otras comunicaciones a los niños/padres según se solicite.
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- Enviar correos electrónicos/cartas a los visitantes que vienen por primera vez y a los nuevos miembros.
- Prepara, crea y envía postales, volantes, correos electrónicos y/o folletos para eventos.
- Prepara las bolsas del Ministerio Rosebud y ponte en contacto con voluntarios para entregarlas y celebrar los nacimientos.
- Preparar semanalmente los materiales para la escuela dominical para todos los niveles de edad en colaboración con los directores asociados.
- Proporcionar la gestión del calendario para el departamento, siendo proactivo en la previsión de los próximos eventos.
- Mantener el calendario del Ministerio Infantil junto con el calendario general de la iglesia.
Responsabilidades administrativas:
- Trabajar con todos los departamentos de BUMC (por ejemplo, Finanzas, Instalaciones, Comunicaciones, etc.) según sea necesario para garantizar que se sigan los procesos, directrices y procedimientos adecuados.
- Utilizar el software aprobado por BUMC para mantener la base de datos de niños, adultos y voluntarios, incluyendo la asistencia, la verificación de antecedentes, la formación sobre Safe Sanctuary, las inscripciones por Internet, los formularios de autorización médica y otras tareas de gestión de datos que se le asignen.
- Ingreso oportuno y preciso de datos, gestión y mantenimiento de la información de la base de datos para el ministerio infantil, mantenimiento y seguimiento de la asistencia a programas y eventos.
- Ejecutar informes de la base de datos de la Plataforma Ministerial y preparar presentaciones de datos según lo asignado.
- Reserve el espacio para eventos o reuniones utilizando el software aprobado por BUMC.
- Coordinar la compra de suministros y materiales didácticos para los programas y eventos, manteniendo los suministros del departamento bien abastecidos y organizados.
- Preparar y tramitar órdenes de compra con los proveedores y llevar un registro de los gastos del ministerio, incluyendo las tarjetas de crédito departamentales.
- Contestar el teléfono y recibir a los visitantes de la oficina.
- Gestionar el mantenimiento del equipo de oficina.
Competencias:
- Alto nivel de competencia en Word, Excel, Outlook y PowerPoint, y capacidad para aprender rápidamente otros programas informáticos y utilizarlos con soltura (por ejemplo, el sistema de gestión de iglesias Ministry Platform, eSpace para la programación y el registro de eventos).
- Conocimiento de los procesos financieros básicos.
- Competencia en tecnología basada en la web.
- Habilidades de comunicación escrita y verbal eficaces.
- Excelentes habilidades organizativas, con gran atención al detalle y precisión, y capacidad para trabajar de forma independiente, realizar múltiples tareas, establecer prioridades y gestionar el tiempo.
- Capacidad para gestionar, empoderar, motivar y establecer relaciones con los voluntarios.
- Adaptable y flexible en un entorno laboral cambiante, al tiempo que aborda las tareas con una actitud positiva.
- Capacidad para manejar información confidencial con el más alto grado de integridad y confidencialidad.
- Fuertes habilidades interpersonales y capacidad para manejar situaciones delicadas o de crisis con empatía.
- Persona emprendedora que toma la iniciativa y se anticipa a las necesidades del departamento.
- Disfruta del trabajo en equipo y está orientado al servicio.
Requisitos de formación y experiencia
- De dos (2) a tres (3) años de experiencia en tareas administrativas.
- Se prefiere título de asociado en administración de empresas.