Iglesia Metodista Unida de Brentwood
309 Franklin Road, Brentwood TN 37027, Tennessee
Tipo de puesto: No exento
Categoría: Puesto regular a tiempo parcial (25-29 horas semanales)
Clasificación: Categoría F
Informar a: Director de Misiones y Proyección Exterior
Resumen/Objetivo del Ministerio
Prestar asistencia administrativa al departamento de Misiones y Actividades de Extensión apoyando programas, eventos y actividades cotidianas.
operaciones para cumplir la misión del departamento.
Funciones esenciales
Para desempeñar este trabajo con éxito, una persona debe ser capaz de realizar cada deber esencial satisfactoriamente. Los requisitos enumerados a continuación
son representativos de los conocimientos, competencias y/o capacidades requeridos. Se podrán realizar adaptaciones razonables para permitir a las personas
con discapacidad para desempeñar las funciones esenciales.
RESPONSABILIDADES
Responsabilidades del departamento
- Proporcionar apoyo administrativo y logístico al personal del departamento y a todos los ministerios y laicos de Misiones y Proyección Exterior.
iniciativas, actos, viajes y estudios del equipo, entre otros
o Introducción puntual y precisa de datos, gestión y comunicación de seguimiento.
o Crear y gestionar la inscripción de participantes en eventos y clases, ayudando a los inscritos y cobrando
fondos según sea necesario
o Ejecutar informes de datos, preparar presentaciones de datos y crear listas de correo electrónico para el marketing de destino.
o Gestionar los pedidos de comida, las entregas, el montaje, la limpieza y el material impreso para eventos y proyectos según las instrucciones.
o Tramitar los pedidos de suministros y otros pedidos del departamento
- Mantener un calendario preciso del departamento programando las reuniones que se soliciten.
- Enlace diario con los siguientes departamentos:
o Departamento de Comunicación en proyectos impresos y en línea
o Equipo de instalaciones para la reserva y preparación de salas
o Equipo de Adoración en relación con las actividades de la Misión Dominical y las ofrendas de comunión.
- Espacio de almacenamiento seguro para los artículos recogidos o donados
- Coordinar a los voluntarios para diversos proyectos del departamento, como clasificar y trasladar las donaciones antes y después de su recepción.
actos misioneros, campañas de recogida, preparación y limpieza de actos, etc.
Responsabilidades financieras
- Introducir órdenes de compra, pedir suministros para proyectos del departamento y gestionar el pago de facturas.
- Conciliar las compras con tarjeta de crédito realizadas por el personal o los voluntarios, gestionar las cuentas del departamento (por ejemplo, Amazon
compras), y presentar otros recibos e informes financieros según se requiera.
- Prestar apoyo administrativo para la recepción, tramitación y seguimiento de las solicitudes de recaudación de fondos y
subvenciones y premios misioneros
Tareas administrativas generales
- Comprobar, revisar y distribuir diariamente las consultas por correo electrónico y teléfono recibidas a través de diversos correos electrónicos de misiones y divulgación.
y el número de teléfono general del departamento
- Coordinar la programación de las salas y otras necesidades relacionadas con las instalaciones en el software eSpace realizando un seguimiento de las salas.
preparativos antes del acto o la clase
- Estructurar y programar el contenido de los boletines, el sitio web, los anuncios de boletines, las cartas estacionales, los folletos, el campo...
manuales, etc. en varias plataformas digitales, según se le asigne.
- Facilitar la comprobación de antecedentes y los requisitos de formación de Safe Sanctuary para los voluntarios.
07/01/2024
- Utilizar el software aprobado por BUMC para mantener la base de datos de participantes y voluntarios; enviar correos electrónicos y otros
comunicaciones, reservar espacios para eventos/reuniones, actualizar páginas web, crear formularios de inscripción basados en web, reservar
Mesas en el vestíbulo los domingos por la mañana y otras tareas que se le asignen.
- Trabajar con todos los departamentos de BUMC (por ejemplo, Finanzas, Instalaciones, Comunicaciones, etc.), según sea necesario, para garantizar la correcta gestión de los recursos.
los procesos, directrices y procedimientos son seguidos por usted, los laicos y los socios para incluir, pero no limitarse a,
aprobaciones de recaudación de fondos, recaudación de donativos y cuotas de inscripción, compras y conciliación de extractos
- Prestar apoyo a la recepcionista de BUMC cuando se solicite
- Participar en las reuniones del departamento y de todo el personal
Competencias
- Excelentes dotes organizativas con gran atención al detalle y la precisión
- Conocimiento de los procesos financieros y presupuestarios básicos
- Alto nivel de competencia en el software Microsoft Office y otros basados en la web con capacidad para aprender informática.
programas con rapidez y utilizarlos con destreza (por ejemplo, el sistema de gestión eclesiástica Ministry Platform, eSpace
software de programación, Shelby Financials, Asana, Evernote, Canva, Mailchimp, Wufoo y Clarity)
- Capacidad multitarea y para hacer malabarismos con múltiples prioridades.
- Persona emprendedora que toma la iniciativa y se anticipa a las necesidades del departamento.
- Capacidad para comunicarse con personas de todos los niveles de madurez y estatus.
- Capacidad para tratar información sensible con el máximo grado de integridad y confidencialidad.
- Excelente comunicación verbal y escrita que inspire a otros a participar en la labor misionera
- Capaz de trabajar de forma eficiente y eficaz en un entorno de equipo (así como de forma independiente) mostrando flexibilidad.
cuando sea necesario
Requisitos de formación y experiencia
- Licenciatura en administración de empresas o campo relacionado o certificación equivalente.
- De uno (1) a dos (2) años de experiencia administrativa relacionada
- Experiencia personal en misiones o voluntariado.
Responsabilidad de supervisión
Este puesto no tiene responsabilidades de supervisión de empleados.
Entorno laboral
Este puesto se desempeña en un entorno de oficina profesional, con la necesidad ocasional de estar presente en misiones locales.
lugar de trabajo o visita a un organismo asociado de misión/ministerio. Este puesto utiliza habitualmente equipos de oficina estándar.
Exigencias físicas
Mientras realiza las tareas de este puesto, el empleado estará en un entorno de oficina. El puesto requiere ver, hablar,
oír, estar de pie, caminar y sentarse. El empleado debe levantar o mover material de oficina u otros artículos donados de hasta 25 libras.
Horas de trabajo previstas
Los días y horas de trabajo serán de lunes a viernes en horario laboral normal. Ocasionalmente por la noche y fines de semana
de trabajo.
Viajar
Es necesario viajar ocasionalmente durante la jornada laboral para visitar a los socios de la misión en la ciudad.
Las declaraciones anteriores tienen por objeto describir la naturaleza general y el nivel del trabajo que se realiza
por las personas asignadas a este puesto. No pretenden ser una lista exhaustiva de todas las funciones,
responsabilidades y competencias exigidas al personal así clasificado.
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