RESUMEN DEL PUESTO: Bajo la dirección del Director Ejecutivo, realiza una amplia gama de tareas administrativas relacionadas con programas, desarrollo, gestión de bases de datos, detalles de eventos y apoyo general de oficina. El Office and Events Manager es responsable de responder a las llamadas entrantes, dirigir las llamadas al personal adecuado, correo, distribución y flujo de correspondencia. El Gestor de Oficina y Eventos trabaja en estrecha colaboración con el personal de apoyo a eventos y requiere excelentes dotes de comunicación y atención al cliente. El puesto requiere una persona extremadamente detallista con un conocimiento significativo de los procesos y procedimientos internos de la empresa. El papel del Office and Events Manager es un apoyo crítico para nuestra misión Responsable de mantener la misión y los valores de Project Transformation.
Depende de: Director Ejecutivo
Clasificación del empleo: Salario, no exento
Ubicación: Nashville, Tennessee, con posibilidad de viajar.
Horario de trabajo: Más de 40 horas semanales, la semana laboral suele ser de lunes a viernes con eventos/reuniones ocasionales por la noche y los fines de semana.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES: Este puesto requiere responsabilidades diarias, semanales y mensuales que deben cumplirse puntualmente.
- Presta apoyo administrativo general al Director Ejecutivo, al equipo de programas y al equipo de desarrollo.
- Mantiene los registros de donantes para garantizar la exactitud de la información con el historial de donaciones actualizado, los datos de contacto y otros datos pertinentes. Registra los ingresos y donaciones recibidos. Presenta informes periódicos al Director de Desarrollo. Ayuda a coordinar la correspondencia con los donantes.
- Actualizar y mantener todos los registros de la base de datos según sea necesario. Comprobar los antecedentes penales. Comprender las prioridades y, en consecuencia, programar, mantener y coordinar el calendario o las citas, reuniones y gestiones relacionadas. Anticiparse a las necesidades.
- Ayuda con la logística y la ejecución de todos los eventos, incluidos los relacionados con la recaudación de fondos y los programas, es decir, almuerzos, reuniones de la iglesia asociada/iglesia anfitriona, formación de becarios; esto implica la planificación, así como la gestión y ejecución de proyectos muy detallados y organizados. Ayuda a conseguir patrocinadores y donantes.
- Gestionar y coordinar de forma independiente múltiples proyectos asignados, actividades, fechas, recursos y dependencias de acuerdo con las prioridades y los plazos.
- Contestar al teléfono y dirigir las llamadas al interlocutor adecuado. Responder a las solicitudes de información general con datos precisos. Saludar y dirigir a los visitantes de la organización. Tomar y recuperar mensajes para el personal.
- Realizar pedidos de material de oficina y supervisar el presupuesto correspondiente. Dirigir el mantenimiento de las oficinas compartidas.
- Todas las demás tareas que se le asignen.
EDUCACIÓN, EXPERIENCIA Y REQUISITOS DEL PUESTO: Este puesto requiere al menos los siguientes requisitos mínimos:
- Debe tener un GED o diploma de escuela secundaria. Este puesto requiere al menos 2 años de experiencia especializada en oficina. Se dará preferencia a los candidatos con más de 2 años de experiencia.
- Se valorarán las aptitudes bilingües español/inglés. Como mínimo, debe tener excelentes habilidades de comunicación, tanto verbal como escrita. Debe ser capaz de trabajar con otros para resolver problemas y mantener la compostura en un entorno de prioridades cambiantes.
- Debe tener una excelente capacidad de organización y orientación al detalle y ser capaz de trabajar bien bajo presión.
- Debe tener buenos conocimientos de informática, incluidos Microsoft Word, Excel y Outlook. Gestión de bases de datos y mantenimiento de registros. Se valorará la experiencia previa con Salesforce.
- Capacidad para cumplir todas las políticas y procedimientos de la empresa.
- Capacidad para trabajar de forma autónoma en las tareas asignadas, así como para aceptar instrucciones sobre las mismas.
- Capacidad para crear un entorno de trabajo enriquecedor y propicio para becarios, voluntarios, niños y personal con un comportamiento positivo. Debe comprometerse a fomentar un lugar de trabajo diverso e inclusivo.
Project Transformation es una empresa que ofrece igualdad de oportunidades y está comprometida con que las voces tradicionalmente marginadas e infrarrepresentadas ocupen un lugar central en nuestro trabajo. Invitamos a todas las personas a presentar su candidatura y estamos deseosos de ampliar nuestra organización para reflejar la diversidad de nuestra comunidad.
REQUISITOS FÍSICOS: Mientras desempeña las funciones de este puesto, el empleado estará en un entorno de oficina. La persona en este puesto necesita moverse ocasionalmente dentro de la oficina para acceder a archivadores, maquinaria de oficina, etc. La persona en este puesto se comunica frecuentemente con el público y otros compañeros de trabajo sobre cuestiones relacionadas con el negocio. Debe ser capaz de permanecer en una posición estacionaria 50% del tiempo. El empleado debe levantar o mover ocasionalmente material de oficina u otros artículos que pesen hasta 25 libras.
REMUNERACIÓN Y PRESTACIONES
Salario: $43.000-$48.000/ al año
Ventajas:
- Generosa política de tiempo libre retribuido (vacaciones acumuladas, 6 días personales al año, 10 días festivos retribuidos).
- Estipendio mensual para cuidados personales
- Opción de seguro médico, oftalmológico y dental disponible después de 90 días. Proyecto Transformación contribuye 80%.
- Opciones del Plan de Jubilación al cabo de un año.
- Reembolso de gastos de teléfono móvil.
- Oportunidades de desarrollo profesional para todo el personal.
SOLICITAR
Enviar currículum y carta de presentación a Carrie Yoder a yoder@pttennessee.org. Las entrevistas comenzarán después del 10 de octubre de 2025.
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