고든 메모리얼 UMC
테네시주 내슈빌
직무 개요
행정 보조는 교회 사무실에서 직원과 교구민에게 정보를 관리하고 배포하는 일을 담당하는 지원 역할입니다. 전화 받기, 캘린더 관리, 일정 관리, 서신 교환, 손님 맞이 등 고도의 사무 업무를 수행합니다.
책임
- 담임목사 및 성직자 직원의 행정 요청 및 문의를 처리합니다.
- 모든 수신 전화에 응답하고 선별하여 가능한 경우 적절한 담당자에게 연결하고 필요에 따라 메시지를 받습니다.
- 모든 종교적 공휴일, 목회자의 일정, 사역 리더와의 약속, 새로운 방문자 정보, 교회 시설의 행사 등을 관리 소프트웨어로 정리, 업데이트 및 예약합니다.
- 완전한 기밀을 유지합니다.
- 이메일, 서신 메모, 편지, 팩스, 병상에 있는 신도, 슬픔을 겪었거나 어려운 시기를 겪고 있는 신도에게 보내는 편지, 새 신도/방문자 편지, 중요한 행사 및 날짜 알림 등의 양식을 작성하여 배포합니다.
- 정기적으로 예정된 보고서 작성을 지원합니다.
- 질서정연하고 깨끗한 사무실, 파일링 시스템을 유지 및 관리하고 사무용품을 주문합니다.
- 사무실 문서, 정책 및 절차를 업데이트하고 유지 관리합니다.
- 연락처 목록과 교회 직원 파일에 포함된 모든 정보를 기밀로 유지하세요.
- 재정위원회에 경비 보고서를 제출하고 조정합니다.
- 방문자에 대한 연락 및 일반 지원, 내부 및 외부 고객에 대한 연락 창구 역할을 합니다.
- 기념일, 세례, 결혼식 및 기타 주요 행사에 대한 공지가 포함된 교회 주보를 작성/디자인/게시하세요.
- 교회 웹사이트용 웹사이트 개발자에게 목회자의 주간 설교, 주보 및 이벤트 업데이트를 제출하세요.
- 회의, 결혼식, 특별 이벤트 등을 위해 공간을 예약할 때 건물 사용 정책 및 절차에 대한 기록을 보관하는 책임이 있습니다.
필수 지식, 기술 및 능력
- 주간 마감일을 맞추기 위해 멀티태스킹을 하고 작업의 우선순위를 정할 수 있어야 합니다.
- 관리에 대한 혁신적인 접근 방식과 세부 사항에 대한 예리한 안목을 갖춘 셀프 스타터여야 합니다.
- 교회의 사명과 메시지에 전념해야 합니다.
- 특히 신도들이 슬픔과 위기에 처했을 때는 예의를 갖추고 재치 있게 대처해야 합니다.
- 민감하고 개인적인 문제를 다룰 때 탁월한 판단력을 발휘해야 합니다.
- 가벼운 부기를 처리할 수 있어야 합니다.
- 최소한의 감독으로 우려 사항의 우선순위를 정하고 필요한 경우 사역 팀, 직원 및 리더에게 적절한 추천을 할 수 있어야 합니다.
- 기술 작업에 익숙하고 웹사이트를 유지 관리하고 일반적인 데이터 처리 업무를 수행할 수 있어야 합니다.
- 교회 팀의 유능하고 의지가 있는 구성원이어야 합니다.
- 대인관계 기술이 뛰어나고 다양한 사람들과 교류하는 데 익숙해야 합니다.
- 구두와 서면으로 효과적으로 의사소통할 수 있어야 합니다.
교육 및 경험
- 고등학교 졸업장 또는 이와 동등한 학력이 필요합니다.
- 준학사 또는 학사 학위 소지자를 권장합니다.
- 사무직 또는 관리직 경력 2년 이상.
업무 환경
대부분의 시간을 교회 사무실에서 사무/행정 업무를 처리하고 교회의 필요에 부응하는 데 보냅니다. 특별 예배나 행사를 위해 주말이나 저녁 근무를 요청하는 경우가 가끔 있습니다.